Things I wish I had known for long#2: Manage your energy not your time – or: why we moved our daily standups to the afternoon

(magyar változatért katt ide vagy görgess le)

There are things I wish I had known for long. One of these is:

Manage your energy not your time.

Introduction – the idea: “who is allowed to get out of prison?”

About 10 years ago a New York times article claimed that there was only one factor that decided if you, as a criminal, were released on parole.

The three prisoners had completed at least two-thirds of their sentences, but the parole board granted freedom to only one of them. Guess which one:
Case 1 (heard at 8:50 a.m.): An Arab Israeli serving a 30-month sentence for fraud.
Case 2 (heard at 3:10 p.m.): A Jewish Israeli serving a 16-month sentence for assault.
Case 3 (heard at 4:25 p.m.): An Arab Israeli serving a 30-month sentence for fraud.
There was a pattern to the parole board’s decisions, but it wasn’t related to the men’s ethnic backgrounds, crimes or sentences.
It was not your age. Race. Not even your background.
There was one determining factor that decided what was the probability if you were released or not.

Angry Judge stock photo. Image of curls, hammer, court - 107808796

Image source: Dreamstime

Around the same time I met a friend of mine. She was about to leave her role at a multi-national business to start her own consulting company around a topic that seemed like slightly clear to me at that time.

The common point was in both cases: energy management.

Energy management?!?

It sounded too esoteric for me at that time.

Please note that around that time I already started to believe in magic. Also note that in the world either everything is magic or nothing is. It is not me saying this latter but Albert Einstein.

But still, you know: energy management?

Since then, I learnt a lot about energy. And that everything is energy. But the concept had hardly anything to do with it.

This “energy management concept” was much more practical.

It is that as you progress through the day you have less and less energy: a.k.a. “if you feel like doing things or not”.
Namely: the time of the day when you do things does matter. Read it again.

Usually you have more energy in the morning than in the afternoon.

Your energy is just like a battery that gets drained during the day.

So when it came to judges in the New York Times article – the answer was that if you appeared before a judge in the morning: you had 7x more chance (70%) getting release on parole vs. appearing before the judge in the late afternoon (10% or less).

When you have less energy: you are less likely to make decisions. Any decisions.

Or what is even worse: you will make bad decisions.

Two more extremely exciting things I found – that the article above did not detail or mention

There were two additional exciting things I realized when I started to apply this:

1 – Usually this “when during the day” differs from person to person.
2- Also it differs from person to person what takes away energy and what charges energy back.

What takes energy away and charges energy back

There are self-evident things, of course – seemingly.

The most important re-chargers are:

-sleep

-food

-sex

-love

-happiness

-consuming addictive stuff e.g. cigarette, facebook

-agreement

-exercise e.g. gym

-yoga

The Kama Sutra – History of International Relations

Note: you cannot even imagine how hard it was to choose the right image from the Kama Sutra to illustrate one the “things that restore energy” – at 3 a.m. the time when I wrote this article.

The most important uses of energy are:

-decisions to be made (the harder the more they consume)

-attention

-resistance e.g. especially resisting addictive stuff

-debate

-too much food

-too much sleep – yes, yes, just give it a try

-too much exercise

-too much yoga

-too much sex – well, probably not 🙂

-too much love – well, probably not, either 🙂

There are surely personal differences, as well.

E.g. how much sleep you need, your sleep patterns, your personality e.g. extorvert or introvert you are etc.

You need to watch yourself for weeks or months to learn about your own energy creating vs energy consuming events, habits.

My personal example, how I changed my daily schedule for daily standups

One of the best things in my life was starting astanga yoga: it is a dynamic yoga that gives you all: rigorous exercise, strength, stretching and even losing weight (yes, your heart rate is in the zone throughout the entire exercise). And even washing, restoring your mind and for me providing about 50% of the ideas.

Have you ever heard about the concept: bodymind? Well – that will be my next article’s topic.

Astanga yoga is very rigorous and demanding, especially if you want to do it well. It consumes almost as much energy as a half marathon. Not kidding. Just have a look at this seemingly simple asana – and hold it for 10 seconds, “only” 🙂

Astanga yoga – yes it is me in the picture 🙂 as some of you asked it after publishing the article

And: relating to energy management the most important thing I learnt was that, contrary to what the usual practice dictates e.g. to do your yoga very early in the morning e.g. from 5am to 6:30am usually – I needed to change this practice.

Why?

Because I wanted to do yoga properly – just like I do everything else in my life. And: it meant I consumed probably 50-60% of all my energy for the day early in the morning.

And: here comes the “trick”: you must always have to have priorities.

What is more important vs what else is important. For me building my businesses was more important than was doing my yoga at really early in the morning as I was suggested.

So I changed my practice: I shifted it to either lunch (if I am lucky enough to fit into my schedule) or to the end of the day. Yes, I know: it is bad for several reasons. But for for me – it is perfect!

Our business example, how I we changed our company/team schedule

We had daily standups – as usual at many other businesses – in the morning.

But if you take standups seriously: these are about progress made and what you will do.

That’s it.

These are NOT problem solving events. Not at all. You write down problems – then you agree to solve them later by someone by a given point in time. That’s it.

So: a daily standup is NOT a really creative exercise. It is more about form than deep substance. You have to do it to keep everyone informed, coordinated and accountable. That’s it.
So it means that daily standups can be shifted towards the end of the day.
The mornings – usually with much more energy (!) must be spent on really creative and “heavy” stuff: making hard decisions. That’s it.

And: it works

Update: willpower is what you think you have and it is an emotion – a way for your mind to communicate with you

A recent article says that several things I wrote above is not true:

https://www.inc.com/nir-eyal/distraction-willpower-best-work.html

Do not throw away your phone or laptop – yet.

As it is saying that there is one more fundamental factor: if you believe that you can do it = or in other words: that you do have willpower.

If you do not – then you will not do it.

So there is another factor in play: what you believe about yourself.

With this part I agree:

“The key here is that if we adjust the perspective and treat willpower as an emotion, it could instead be seen as providing insights about what we should and shouldn’t be spending our time on. By listening to our lack of willpower as we would an emotion — as a helpful decision-making assistant working in concert with our logical capabilities — we can find new paths that may not require us to do things we fundamentally don’t want to do.

What we say to ourselves is vitally important. Labeling yourself as having poor self-control actually leads to less self-control. Rather than telling ourselves we failed because we’re somehow deficient, we should offer self-compassion by speaking to ourselves with kindness when we experience setbacks. “

But with this part – I do not, simply based on my own experience:

“Rather than quit, we need to understand that we don’t run out of willpower. Believing we do makes us less likely to accomplish our goals, by providing a rationale to quit when we could otherwise persist.”

If you check yourself – yes you do run out of willpower. And if it is “only” an emotion or a real stuff for the purpose – it does not matter.

Dolgok, amiket bárcsak régóta tudtam volna#2: Az energiáiddal gazdálkodj, ne az időddel – avagy: miért mozgattuk a napi standup-okat délutánra

Vannak dolgok, amelyeket bárcsak régóta tudtam volna.

Ezek egyike: Az energiával gazdálkodj, ne az időddel.

Bevezetés – az ötlet: avagy: “Kit engednek ki a börtönből?”

Körülbelül 10 évvel ezelőtt a New York Times egyik cikke azt állította, hogy egyetlen tényező volt az, amely eldöntötte, hogy bűnözőként feltételesen szabadlábra helyezték-e az illetőt:

A három fogoly büntetésének legalább kétharmadát már kitöltötte, de a feltételes szabadlábra helyezési bizottság csak egyiküknek adott szabadságot. Találd ki, melyiküknek:
1. eset (meghallgatás reggel 8:50-kor): Egy izraeli arab, aki csalásért 30 hónapos börtönbüntetését tölti.
2. eset (15:10-kor hallható): Izraeli zsidó, aki 16 hónapos börtönbüntetését tölti testi sértésért.
3. eset (meghallgatás 16 óra 25 perckor): Egy izraeli arab, aki csalásért 30 hónapos börtönbüntetését tölti.
A meglepetés: a feltételes szabadlábra helyezési bizottság döntései között volt minta, de ez nem függött össze a férfiak etnikai hátterével, bűncselekményeivel vagy előző ítéleteivel.

Angry Judge stock photo. Image of curls, hammer, court - 107808796

Forrás: Dreamstime

De: volt egy meghatározó tényező, amely eldöntötte, mekkora a valószínűsége annak, hogy kiengednek-e vagy sem.

Körülbelül ugyanebben az időben találkoztam egy barátommal. Egy multinacionális vállalatnál betöltött szerepét készült elhagyni, hogy saját tanácsadó céget alapítson egy téma körül, amit akkor még nem értettem teljesen.

A közös pont mindkét esetben – a bíróknál és a barátom ötletében is – az energiagazdálkodás (energy management) volt. A barátom a köré a téma köré akart céget alapítani, hogy ebben segítsen cégeknek.

Ez akkoriban nekem túl ezoterikusan hangzott. Kérjük, vegye figyelembe, hogy ekkoriban már kezdtem hinni abban, hogy a világ mágikusan működik. Mert hát tudjuk, hogy a világon vagy minden varázslat, vagy semmi sem az. Ez utóbbit nem én mondom, hanem Albert Einstein.

De mégis: energiagazdálkodás?

Azóta sokat tanultam az energiáról. És hogy minden energia. De ennek a koncepciónak aligha volt köze ezekhez. Sokkal praktikusabb dolog volt.

Csak annyit mond, hogy ahogy haladsz a nap folyamán, egyre kevesebb energiád van: „hogy van-e kedved valamihez, vagy sem”.
Azaz ez: alapvetően a napszaktól függ.
Most olvasd el újra!

Általában több energiád van reggel, mint délután.

Az energiád olyan, mint egy akkumulátor, amely napközben lemerül.
Tehát amikor a bírákról volt szó a New York Times cikkében – a válasz az volt, hogy ha reggel megjelent az elítélt egy bíró előtt: 7-szer nagyobb esélye volt (70%) a feltételes szabadlábra helyezésre, mint a késő délutáni esetben (10% vagy kevesebb).

Jegyezd meg nagyon: ha kevesebb az energiád: kevésbé valószínű, hogy döntéseket hozol. Bármilyen döntést.

Vagy ami még rosszabb: rossz döntést hozol.

Amit én fedeztem fel ezek után

A „mikor (van sok energiád vagy sincs) a nap folyamán” személyenként eltérő.
Szintén személyenként eltérő, hogy mi vesz el energiát és mi tölti vissza az energiát.

Ami elveszi és ami visszatölti az energiát

Természetesen ezek maguktól értetődő dolgok. Vagy mégsem? Ha figyeled magad – azok lesznek.

A legfontosabb újratöltők a következők:

-alvás

-étel

-szex

-szerelem

-boldogság

-függőséget okozó cuccok fogyasztása pl. cigaretta, facebook

-megegyezés

-torna pl. tornaterem

-jóga

The Kama Sutra – History of International Relations

Megjegyzés: el sem tudjátok képzelni, milyen nehéz volt kiválasztani a megfelelő képet a Káma Szútrából az energiát visszaadó dolgok illusztrálására – hajnali 3-kor, amikor ezt a cikket írtam.

Az energiát vivő legfontosabb dolgok:

-figyelem

-ellenállás pl. különösen ellenállni az addiktív dolgoknak

– meghozandó döntések (minél nehezebb, annál többet fogyasztanak)

-vita

-túl sok étel

-túl sok alvás – igen, igen, csak próbáld ki

– túl sok testmozgás

– túl sok jóga

-túl sok szex – nos, valószínűleg nem 🙂

-túl sok szeretet – nos, valószínűleg nem is 🙂

Személyes különbségek

Bizonyára vannak személyes különbségek is.

Például mennyi alvásra van szükséged, alvási szokásaid, személyiséged pl. Extorvertált vagy introvertált vagy stb. Hetekig-hónapokig figyelned kell magad, hogy megismerd a saját energiádat teremtő és energiafogyasztó eseményeket, szokásokat.

Személyes példám, hogyan változtattam a napi beosztásomon

Az egyik legjobb dolog az életemben az volt, hogy elkezdtem az astanga jógát: ez egy dinamikus jóga, ami mindent megad: szigorú edzést, erőt, nyújtást és még fogyást is (igen, a pulzusod a zónában van az egész gyakorlat alatt). És még elme-mosás, az agyad helyreállítása és nekem az ötletek körülbelül 50%-a ekkor esik be.

Hallottál már a fogalomról: bodymind? Nos – ez lesz a következő cikkem témája.

Az astanga jóga nagyon szigorú és kihívást igénylő, különösen, ha jól akarod csinálni. Majdnem annyi energiát fogyaszt, mint egy félmaraton. Nem viccelek. Nézd csak ezt az egyszerűnek tűnő pózt, és csak fejben gondold el, hogy tartod 10 másodpercig:

Astanga jóga – és igen, a képen én vagyok – mert kérdeztétek miután kiraktam a cikket 🙂

És: az energiagazdálkodással kapcsolatban a legfontosabb, amit megtanultam, hogy a megszokott gyakorlattal ellentétben pl. nagyon korán reggel jógázni általában reggel 5-től reggel 6:30-ig – változtatnom kellett ezen a gyakorlaton.

Miért?

Mert szerettem volna rendesen jógázni – ahogy minden mást is az életemben. És: ez azt jelentette, hogy a napi energiám valószínűleg 50-60%-át kora reggel fogyasztottam el. Ezek után – őszintén – túl sok üzleti döntés meghozatalához már NEM VOLT KEDVEM 🙂
És itt jön a “trükk”: kell, hogy legyenek prioritásaid. Az energia-gazdálkodás ezeket segíti.

Mi a fontosabb, vagy mi a fontosabb. Számomra a vállalkozásom felépítése fontosabb volt, mint az, hogy kora reggel jógázzam, ahogy azt javasolták.

Ezért változtattam a gyakorlatomon: vagy ebédre (ha van szerencsém beilleszkedni az időbeosztásomba), vagy a nap végére. Igen, tudom: több okból is rossz. De számomra tökéletes!

Üzleti példánk, hogyan változtattuk meg a cég/csapat ütemtervét – és tettük át a napi standup-okat délutánra

Sokáig kora délelőtt tartottuk a napi standupokat – mint sok más cégnél is teszik.

De ha komolyan veszed a standupokat: ezek az elért haladásról szólnak és arról, hogy mit fogsz tenni. Csak. És kizárólag.

Ezek NEM problémamegoldó események. Egyáltalán nem. Leírod a problémákat – majd megegyezel, hogy később valaki egy adott időpontban megoldja azokat. Ennyi.

Tehát: a napi standup NEM igazán kreatív gyakorlat. Ez inkább a formáról szól, mint a mély tartalomról. Meg kell tennünk naponta, hogy mindenki tájékozott, koordinált és elszámoltatható legyen. Ennyi.
Tehát ez azt jelenti, hogy a napi standupok a nap vége felé tolhatók el.
A reggeleket – általában sokkal több energiával (!) – igazán kreatív és „nehéz” dolgokkal kell kitölteni: nehéz döntések meghozatalával.

Működik.

Frissítés: az akaraterő az, amiről azt gondolod, hogy van, és ez egy érzelem – egy módja annak, hogy az elméd kommunikáljon veled

Egy nemrégiben megjelent cikk szerint több dolog, amit fent írtam, nem helyes:

https://www.inc.com/nir-eyal/distraction-willpower-best-work.html

De: ne dobd el a telefont vagy laptopot – még.

Ahogy mondani szokás, van még egy alapvető tényező: ha hiszel abban, hogy meg tudod csinálni = vagy más szóval: ha hiszel abban, hogy van akaraterőd (vagy sem).

Ha nem hiszel benne – akkor nem lesz.

Tehát van egy másik tényező a játékban: mit hiszel magadról.

Ezzel a résszel egyetértek:

“A kulcs itt az, hogy ha módosítjuk a perspektívát, és az akaraterőt érzelemként kezeljük, ehelyett úgy tekinthetjük, mint amely betekintést nyújt arra vonatkozóan, hogy mire kell és mire nem szabad az időnket töltenünk. Ha úgy hallgatunk akaraterőnk hiányára, mint egy érzelemre – mint segítőkész döntéshozó asszisztens, aki a logikai képességeinkkel összhangban dolgozik – új utakat találhatunk, amelyekhez nem szükséges olyan dolgokat tennünk, amelyeket alapvetően nem akarunk.”

Nagyon fontos, hogy mit mondunk magunknak. Ha rossz önkontrollal rendelkezőnek címkézi magát az ember, az valójában az önkontroll csökkenéséhez vezet. Ahelyett, hogy azt mondanánk magunknak, hogy kudarcot vallottunk, mert valamiben hiányosak vagyunk, inkább az önmagunkkal együttérzést kell nyújtanunk, és kedvesen beszélünk magunkhoz, amikor kudarcokat tapasztalunk. “

De ezzel a résszel – egyszerűen saját tapasztalataim alapján nem értek egyet:

“Ahelyett, hogy feladnánk, meg kell értenünk, hogy nem fogy el az akaraterőnk. Ha azt hisszük, hogy igen, akkor kevésbé valószínű, hogy elérjük céljainkat, mivel ez indokot ad ahhoz, hogy feladjuk, ha egyébként amúgy kitarthatnánk még.”

Ha nézed magad – igen, kifogysz az akaraterőből. És ha ez “csak” egy érzelem vagy egy valódi cucc a cél érdekében – ez nem számít. Az eredmény a lényeg. Az akaraterő van, hogy elfogy.